Cập nhật thông tin đăng ký thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện cho các công ty tư nhân và công ty hợp danh tại Việt Nam
Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin cần biết về cách đăng ký giấy phép hoạt động của chi nhánh và văn phòng đại diện tại Việt Nam, cũng như chức năng, nghĩa vụ của các chi nhánh hay văn phòng đại diện tại Việt Nam của doanh nghiệp.
I. Văn phòng đại diện là gì? Chi nhánh là gì?
Văn phòng đại diện (representative office) là văn phòng được thành lập bởi doanh nghiệp hay pháp nhân để hoạt động các hoạt động tiếp thị, giao dịch và các hoạt động khác ở nước ngoài mà không phải văn phòng chi nhánh hay công ty con. Văn phòng đại diện thường dễ thành lập hơn là chi nhánh hoặc công ty con vì văn phòng đại diện không được sử dụng trong hoạt động kinh doanh.
Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Đơn vị này có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó và văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện tại Việt Nam được quy định không có khả năng thực hiện chức năng kinh doanh
Văn phòng đại diện tại Việt Nam là sự lựa chọn phổ biến của các doanh nghiệp nước ngoài muốn tiếp cận thị trường Việt Nam với mức đầu tư thấp. Các văn phòng đại diện mở ra cơ hội tiếp cận thị trường mới với chi phí đầu tư thấp hơn mở chi nhánh hay văn phòng.
Theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp thì chi nhánh (branch) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề mà chi nhánh hoạt động phải đúng với ngành, nghề mà doanh nghiệp kinh doanh. Như vậy, chi nhánh có chức năng rộng hơn, có khả năng hoạt động đầy đủ hoặc một phần chức năng như doanh nghiệp, trong khi văn phòng đại diện thường bị hạn chế không được hoạt động chức năng chính là kinh doanh.
Một chi nhánh có thể hoạt động với các chức năng như một doanh nghiệp nhưng không có tư cách pháp nhân như doanh nghiệp
II. Quyền hạn và hoạt động của văn phòng đại diện và chi nhánh
Văn phòng đại diện thường được lập ra để thực hiện 2 chức năng chính là:
- Thực hiện chức năng như một văn phòng liên lạc.
- Hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới, cung cấp thông tin, Hoạt động nghiên cứu.
Ngoài ra, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác và không được tự nhân danh mình ký hợp đồng riêng. Mọi chi phí hoạt động của văn phòng đại diện sẽ được hạch toán và phụ thuộc hoàn toàn vào doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện tại Việt Nam là một lựa chọn phù hợp khi các doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập một đơn vị có chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác mà không thực hiện chức năng kinh doanh. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp không cần phải thực hiện thêm các nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Với một số ngành nghề đặc thù như du lịch, xây dựng, tư vấn du học,… thì hình thức lập văn phòng đại diện tại nhiều nơi để tiếp cận khách hàng là một lựa chọn hợp lý.
Chi nhánh doanh nghiệp có chức năng rộng hơn, bao gồm các hoạt động kinh doanh theo ủy quyền của doanh nghiệp. Thế nhưng, chi nhánh sẽ không có tư cách pháp nhân (doanh nghiệp).
>>> Xem thêm: Thành lập Doanh nghiệp tại Khu Công nghệ cao – Môi trường lợi thế cho ngành vi mạch
Văn phòng đại diện là một lựa chọn hiệu quả cho nhiều ngành đặc thù
III. Yêu cầu và thủ tục cần thiết để nhận giấy phép
Hồ sơ đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam của doanh nghiệp được tiếp nhận khi có đủ các điều kiện sau:
- Có đầy đủ giấy tờ theo quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.
- Có tên của chi nhánh, văn phòng đại diện được đặt theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp.
- Có địa chỉ, thông tin liên lạc của người nộp hồ sơ đăng ký cho doanh nghiệp.
- Đã nộp phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
Để mở chi nhánh hay văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm:
- Thông báo về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
- Bản sao biên bản họp, quyết định bằng văn bản của ban quản lý doanh nghiệp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Quy trình để mở chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1:Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ yêu cầu trên Cổng dịch vụ công Quốc gia.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 3 cách nộp là trực tiếp; nộp qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost) và nộp online trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 3: Chờ nhận giấy phép văn phòng đại diện, thông thường, sau 3 ngày làm việc thì Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ xét duyệt hồ sơ và phản hồi kết quả. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được thông báo về việc sửa chữa, bổ sung hồ sơ sau đó tiến hành nộp lại hồ sơ.
IV. Những việc cần làm sau khi nhận giấy phép hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam
Sau khi có giấy phép chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện một số hoạt động sau:
- Tạo con dấu chi nhánh, văn phòng đại diện: Với văn phòng đại diện thì con dấu là không bắt buộc, thường là con dấu hiển thị tên, địa chỉ, số điện thoại văn phòng đại diện. Đối với chi nhánh sẽ có 2 lựa chọn là chế độ hạch toán độc lập và chế độ hạch toán phụ thuộc. Nếu chọn chế độ hạch toán độc lập, chi nhánh bắt buộc phải làm mẫu dấu riêng và thông báo mẫu dấu với cơ quan chức năng trước khi sử dụng. Nếu chọn hạch toán phụ thuộc thì chi nhánh không bị bắt buộc sử dụng con dấu riêng, thay vào đó, chi nhánh sẽ sử dụng con dấu của công ty mẹ.
Văn phòng đại diện và chi nhánh có thể đăng ký con dấu của mình
- Đăng ký mã số thuế: Đăng ký mã số thuế cho chi nhánh và văn phòng đại diện, bao gồm 13 chữ số thay vì 10 số như doanh nghiệp, vì chi nhánh và văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.
- Mở tài khoản ngân hàng: Nếu là chi nhánh, văn phòng đại diện tại nước ngoài tại Việt Nam thì buộc phải mở tài khoản chuyên chi khi hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với chi nhánh, văn phòng của doanh nghiệp Việt Nam thì doanh nghiệp có quyền mở hoặc không tùy theo mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các chi nhánh thường mở tài khoản để dễ dàng quản lý thu – chi trong kinh doanh.
Chi nhánh và văn phòng đại diện tại của doanh nghiệp buộc phải mở tài khoản ngân hàng khi hoạt động tại Việt Nam
V. Quy định về tuyển dụng thuế và báo cáo với doanh nghiệp nước ngoài
Không có giới hạn về số lượng nhân viên địa phương và nhân viên nước ngoài mà một chi nhánh, văn phòng đại diện tại Việt Nam có thể tuyển dụng. Tất cả nhân viên nước ngoài bao gồm cả trưởng đại diện đều phải có giấy phép làm việc. Các văn phòng đại diện và chi nhánh có thể tuyển dụng nhân viên trực tiếp hoặc sử dụng sự hỗ trợ từ các công ty tuyển dụng. Một văn phòng đại diện sẽ phải không chịu thuế thu nhập doanh nghiệp của Việt Nam.
Tuy nhiên, văn phòng vẫn sẽ phải tự khai thuế thu nhập cá nhân của nhân viên. Để xác định số thuế phải nộp, chi nhánh và văn phòng đại diện phải tiến hành kiểm toán thuế kiểm tra tất cả doanh thu và chi phí trong kỳ thuế để xác định cơ sở để khai báo và nộp thuế. Chi nhánh và văn phòng đại diện tại Việt Nam của doanh nghiệp nước ngoài cũng phải gửi báo cáo hàng năm về hoạt động của mình trong năm trước đó đến Sở Công Thương trước ngày 30 tháng 1 hàng năm.
Báo cáo hàng năm phải tuân thủ theo Thông tư số 11/2016/TT-BCT. Trong số các chi tiết khác, báo cáo hàng năm phải bao gồm danh sách nhân viên làm việc cho chi nhánh, văn phòng đại diện và bất kỳ thay đổi nhân sự nào xảy ra trong năm được báo cáo. Ngoài ra, báo cáo cũng phải bao gồm những hoạt động mà chi nhánh, văn phòng đại diện đã thực hiện trong năm như các hoạt động kinh doanh, quảng cáo, sự kiện tiếp thị…
>>> Tìm hiểu thêm: Tổng hợp tất cả các loại thuế mà doanh nghiệp cần phải đóng
VI. Rủi ro về thuế nếu văn phòng đại diện được xem như một Điểm kinh doanh cố định (PE)
Permanent Establishment (PE) hay điểm kinh doanh cố định là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực thuế quốc tế và được sử dụng trong các Thoả thuận tránh đánh thuế hai lần (Double Tax Avoidance Agreements – DTA) giữa các quốc gia, trong đó có Việt Nam. PE đề cập đến một thực thể kinh doanh hoạt động tại một quốc gia nào đó mà có thể tạo ra nghĩa vụ thuế đối với quốc gia đó. Điều này thường áp dụng cho các công ty nước ngoài có hoạt động kinh doanh trong một quốc gia mà không thiết lập một đơn vị kinh doanh cố định như chi nhánh hay công ty con.
Theo các thoả thuận tránh thuế hai lần, một PE có thể bao gồm các yếu tố như văn phòng, nhà máy, cơ sở sản xuất, hoặc các dự án chiến lược kéo dài một khoảng thời gian đủ dài tại một quốc gia. Khi một doanh nghiệp có PE tại một quốc gia, quốc gia đó có thể áp dụng thuế đối với thu nhập sinh ra từ hoạt động của PE đó.
PE được định nghĩa là các thực thể hoạt động kinh doanh tại một quốc gia và phát sinh nghĩa vụ thuế với quốc gia đó
Nếu doanh nghiệp cố tình biến văn phòng đại diện thành một PE thì điều này có thể gây ra rủi ro về giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện đó. Do vậy, doanh nghiệp nước ngoài nên đảm bảo rằng văn phòng đại diện của mình thực hiện đúng các hoạt động theo hướng dẫn của DTA. Ngoài ra, nếu văn phòng thực hiện các hoạt động nằm ngoài phạm vi của mình, có thể phải chịu thuế bổ sung tại Việt Nam.
Để tránh mọi rủi ro về giấy phép hoặc thuế trong trường hợp văn phòng đại diện được coi là PE, doanh nghiệp được khuyến cáo nên tránh để văn phòng đại diện của mình tham gia vào các hoạt động mua bán giữa hai bên hoặc bất kỳ hoạt động nào khác tạo ra doanh thu. Những nhà đầu tư nước ngoài muốn thiết lập cơ sở tại Việt Nam thì nên sử dụng dịch vụ của các nhà tư vấn uy tín trong nước để đảm bảo quá trình thiết lập chi nhánh hay văn phòng đại diện chính xác và tuân thủ các thoả thuận DTA và các quy định liên quan tại Việt Nam.
VII. Kết luận
Trên đây là tất cả các thông tin cần biết về cách đăng ký, quyền và nghĩa vụ hoạt động của chi nhánh và văn phòng đại diện tại Việt Nam mà các doanh nghiệp nước ngoài cần lưu ý. Các doanh nghiệp có chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam cũng có nghĩa vụ phải làm theo các quy định của Việt Nam về đăng ký hoạt động, mã số thuế, báo cáo hoạt động,… nhằm đảm bảo cho sự phát triển và hoạt động ổn định của doanh nghiệp tại Việt Nam.
>>> Tìm hiểu thêm: Giá thuê hấp dẫn nhưng nhiều văn phòng tại trung tâm TPHCM vẫn vắng khách, vì sao?
